Gmina Łubnice - Rok 2019

Łubnice, dnia 6 grudnia 2019 r.

 Znak sprawy: ZI.271.2.6.2019.AT    

ZAPYTANIE OFERTOWE

na realizacje zadania pn. „Dostawa opału dla jednostek Gminny Łubnice w roku 2020”.

I. ZAMAWIAJĄCY:

nazwa: Gmina Łubnice  

  adres: ul. Gen. Sikorskiego 102

          98-432 Łubnice

        powiat wieruszowski

woj. łódzkie

NIP 997-01-32-801

Regon:   250855506

strona internetowa:   www.bip.lubnice.akcessnet.net.

www.uglubnice.com.pl

adres e-mail: przetargi@uglubnice.com.pl

    faks:   (62) 78 47 027

telefon   (62) 78 47 015

godziny urzędowania:   poniedziałek od 8:00 do 17:00

wtorek – czwartek od 7:00 do 15:00

piątek od 7:00 do 14:00

Wszelką korespondencje związana z niniejszym postepowaniem należy kierować na adres:

Gmina Łubnice, ul. Gen. Sikorskiego 102,98-432 Łubnice

ZI.271.2.6.2019.AT

Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z wykonawcami w imieniu zamawiającego jest:

Pani Ewa Borkowska – tel. (62) 78 47 025

Pan Andrzej Trzeciak – tel. (62) 78 47 028

II. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Łączna wartość zamówienia dotycząca realizacji niniejszego zadania została oszacowana na kwotę poniżej 30.000,00 euro. Mając powyższe na uwadze, Zamawiający dokona wyboru wykonawcy bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U.2019.1843 tj. 2019.09.27) na podstawie art. 4 pkt. 8 tejże ustawy w trybie zapytania ofertowego.

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest dostawa węgla grubego – kostki w ilości 6 ton o wartości opałowej min. 30000kJ/kg (zawartość siarki max. 1,0%; zawartość popiołu max. 8%), węgla eko- groszku w ilości 124 tony (w tym: 62 tony luzem, 62 tony workowanego) o wartości opałowej min. 26000kJ/kg (zawartość siarki max. 1,0%; zawartość popiołu max. 10%), oraz miału węglowego w ilości 30 ton o wartości opałowej min. 23000kJ/kg (zawartość siarki max. 1,0%; zawartość popiołu max. 20%) dla:

Przedmiot zamówienia obejmuje wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia między innymi: koszty transportu, załadunku, rozładunku i ubezpieczenia. Przedmiot zamówienia będzie przewożony transportem Wykonawcy. Wymienione ilości opału zostały ustalone w sposób szacunkowy i mogą ulec zwiększeniu lub zmniejszeniu w zależności od zapotrzebowania. Ewentualne zmiany ilości mogą być uzależnione w szczególności od warunków atmosferycznych panujących w sezonie grzewczym. Określone przez Zamawiającego orientacyjne ilości opału nie mogą stanowić podstawy do jakichkolwiek roszczeń ze strony Wykonawcy w sytuacji zapotrzebowania mniejszego, niż wstępnie oszacowane.  Szczegółowe terminy dostaw określi odbiorca. Dostawa będzie odbywać się partiami w zależności od zapotrzebowania zgłaszanego przez Zamawiającego.

Szacunkowe maksymalne jednorazowe partie dostaw: 

1. Urząd Gminy w Łubnicach: 5 t;
2. Zespół Szkół w Wójcinie: 20 t;
3. Zespół Szkół w Dzietrzkowicach: 5  - 6 t;
4. Hala Sportowa w Dzietrzkowicach: 8 t;
5. Przedszkole w Dzietrzkowicach: 5 – 6 t;
6. Świetlica w Kolonii Dzietrzkowice: 2 t;
7. Klub Sportowy LOK Wójcin: 2-3 t;
8. OSP Ludwinów: 2,5t.

Zamawiane jednorazowe partie dostaw mogą być mniejsze niż wskazane wyżej maksymalne jednorazowe partie dostaw.

Dostarczony opał musi być jednorodny, nie może być mieszaniną różnych typów
i sortymentów oraz nie może zawierać domieszki substancji niepalnych, iłu, mułu, śmieci i pyłów flotacyjnych.

Zamawiający wymaga, aby oferta obejmowała całość przedmiotu zamówienia.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych.

Zgodnie z art. 31a ust 2, pkt. 3 Ustawy o podatku akcyzowym instytucje wskazane w opisie zamówienia podlegają zwolnieniu z podatku akcyzowego na wyroby węglowe.

IV. TERMIN REALIZACJI.

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia 01.01.2020r. do dnia 31.12.2020r.

V. OPIS SPOSOBU  PRZYGOTOWANIA OFERT

1. Oferta musi zostać sporządzona na „Formularzu ofertowym”, zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
2. Oferta musi być sporządzona w języku polskim.
3. Oferta musi zawierać pełną nazwę oferenta, adres, dane kontaktowe (telefon, e-mail), NIP ora datę sporządzenia.
4. W formularzu oferty należy podać ryczałtową cenę jednostkową netto za 1 tonę opału.
5. Podane ceny jednostkowe brutto należy pomnożyć  przez wskazane przez Zamawiającego szacunkowe ilości opału.
6. Otrzymane wartości brutto należy zsumować. Tak obliczona cena stanowić będzie cenę oferty.
7. Cena oferty będzie ceną orientacyjną a ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona po zakończeniu usług na podstawie podanych w formularzu ofertowym cen jednostkowych brutto oraz rzeczywistej ilości dostarczonego opału objętą daną usługą.
8. Cena oferty musi być przedstawiona w PLN w kwotach brutto.
9. Cena oferty winna być ceną, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 o informowaniu o cenach towarów i usług (t.j.Dz.U.2019.178) zawierać wszystkie koszty i obciążenia związane z należytym wykonaniem zamówienia.
10. Zaoferowana cena powinna zawierać wszystkie koszty, jakie Zamawiający będzie musiał podjąć, a wynikają one z opisu przedmiotu zamówienia, jak również koszty w przedmiotowym opisie nieujęte, a bez których nie można wykonać zamówienia.
11. Formularz ofertowy wraz z załącznikami musi być podpisany przez osoby upoważnione do reprezentacji oferenta. Za osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione wskazane we właściwym rejestrze lub centralnej ewidencji i informacji działalności gospodarczej bądź w stosownym pełnomocnictwie. Jeśli pełnomocnictwo do podpisania oferty nie wynika z dokumentu rejestrowego, do oferty należy załączyć stosowne pełnomocnictwo w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność.
12. Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od warunków postępowania. Organizator postępowania nie odpowiada za koszty poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
13. Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami musi być sporządzona przez Wykonawcę ściśle według postanowień niniejszego zapytania.

VI.  KRYTERIA OCENY OFERT

Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:

Do wyboru oferty przyjmuje się najkorzystniejszy bilans poniższych składników:

Najniższa cena brutto (C) 100%

  ­­­­­­­­­­­­­­­­­ -----------------------

  SUMA   100%

Każda oferta będzie punktowana w powyższym kryterium poprzez porównanie ceny brutto oferty badanej do ceny brutto najniższej ze wszystkich ważnych ofert, wg poniższego wzoru:

Sposób punktowania rozpatrywanych ofert wg

1. Najniższa cena brutto – 100% - 100 pkt

Ob = (Cn/Cb) x 100 pkt

  gdzie:

  Ob – oferta badana

  Cn – cena brutto najniższej oferty spośród wszystkich ofert podlegających ocenie,

  Cb – cena brutto oferty ocenianej

2. Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. Ostateczna ocena ofert to punkty uzyskane w kryterium CENA.
4. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów.
5. Zamawiający ma prawo zażądać od oferenta potwierdzenia na prawdziwość składanych oświadczeń dodatkowych dokumentów, które muszą być dostarczone do siedziby Zamawiającego w ciągu 3 dnia od wysłania wezwania. W przypadku braku dostarczenia żądanych dokumentów w wyznaczonym terminie zamawiaczy uzna, że oferent nie spełnia kryteriów dostępu.
6. Wybrany Wykonawca zobowiązany jest do podpisania z Zamawiającym umowę w terminie 5 dni kalendarzowych od daty dokonania wyboru oferty.

VII. MIEJCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Wszystkie oferty należy składać pisemnie w nieprzekraczającym terminie do dnia 13.12.2019. do godz. 12.00 (liczy się faktyczny wpływ oferty do siedziby zamawiającego) na adres Zamawiającego, tj.:

Gmina Łubnice, ul. Gen. W. Sikorskiego 102, 98 - 432 Łubnice

Wykonawca złoży ofertę w zaklejonej kopercie skierowanej na adres Zamawiającego wraz z oznaczeniem

„Oferta na dostawę opału dla jednostek Gminy Łubnice w roku 2020”

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. W przypadku nieprawidłowego zaadresowania koperty Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za złe skierowanie przesyłki lub jej przedterminowe otwarcie. Oferta taka nie weźmie udziału w postępowaniu.
4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
6. Zamawiający poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym niepowodujące istotnych zmian w treści oferty – niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
7. Zamawiający zastrzega, że Wykonawcy mogą wnioskować o wyjaśnienia lub uszczegółowienia dotyczące treści Zapytania Ofertowego najpóźniej do 48 godz. przez terminem składania ofert, wysyłając zapytanie na adres mailowy: przetargi@uglubnice.com.pl.

VIII.  TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Wykonawcy pozostają związani ofertą przez okres 30 dni od ostatecznego upływu terminu do składania ofert. Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna się wraz upływem terminu składania ofert.

IX. WARUNKI PŁATNOŚCI

1. Ceny jednostkowe opału podane w formularzu ofertowym będą stałe w okresie obowiązywania umowy.
2. Wartość przedmiotu zamówienia może w trakcie obowiązywania umowy ulec zmianie z powodu zmiany planowanego pierwotnie zakresu rzeczowego. Ilość zamawianego opału zależna będzie od warunków pogodowych itp. Powyższa sytuacja nie będzie podstawą roszczeń ze strony Wykonawcy.
3. Wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia, między innymi: koszty transportu, załadunku, rozładunku i ubezpieczenia.
4. Wykonawca otrzyma zapłatę za każdą partię dostarczonego opału przyjętą przez Zamawiającego w terminie 14 dni od daty złożenia faktury.
5. W przypadku, gdy dostarczony przez Wykonawcę opał nie będzie posiadał wartości kalorycznej i innych parametrów określonych w umowie i ofercie Zamawiający odmówi dokonania zapłaty.

X. DODATKOWE INFORMACJE

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zapytania ofertowego, zamknięcia zapytania bez dokonania wyboru oferty lub do unieważnienia postepowania bez podawania przyczyn.
2. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Zamawiającego (oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych im roszczeń).
3. Do  upływu terminu składania ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego zapytania ofertowego.

Ogłoszenie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji oferty, w całości lub części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia ofert.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez oferenta, który został wybrany. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji szczegółowych warunków realizacji umowy z najlepszymi oferentami. O miejscu i dokładnym terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta.
5. Zamawiający odrzuca ofertę w szczególności:

• gdy treść złożonej oferty nie odpowiada opisowi przedmiotu zamówienia i warunkom realizacji zamówienia opisanym w niniejszym zaproszeniu,
• oferta zawiera błędy w obliczeniu ceny,
• stwierdzenia braku podpisu osoby/osób upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy na formularzu ofertowym.

6. Zamawiający poprawia w ofercie:

• oczywiste omyłki pisarskie,
• oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.

Wójt Gminy Łubnice

Michał Pazek