Gmina Łubnice - Rok 2021

Łubnice, dnia 14.10.2021r.

 Znak sprawy: ZI.271.2.9.2021.AT    

ZAPYTANIE OFERTOWE

o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 130 000 złotych

I. ZAMAWIAJĄCY:

nazwa: Gmina Łubnice  

adres:  ul. gen. Sikorskiego 102, 98-432 Łubnice, powiat wieruszowski, woj. łódzkie

NIP 997-01-32-801

Regon: 250855506

strona internetowa: www.bip.lubnice.akcessnet.net, www.uglubnice.com.pl

adres e-mail: przetargi@uglubnice.com.pl

faks: (62) 78 47 027

telefon: (62) 78 47 015

godziny urzędowania: poniedziałek od 7:00 do 16:00; wtorek – czwartek od 7:00 do 15:00 piątek od 7:00 do 14:00

Wszelką korespondencje związana z niniejszym postępowaniem należy kierować na adres:

Gmina Łubnice, ul. gen. Sikorskiego 102,98-432 Łubnice

ZI.271.2.9.2021.AT

Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z wykonawcami w imieniu zamawiającego jest:

Pan Andrzej Trzeciak – tel. (62) 78 47 028

II. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Zamówienia udziela się w trybie zapytania ofertowego, którego wartość jest mniejsza niż
130.000 złotych. Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publiczny (Dz. U. z 2021r., poz. 1129).

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest dostawa węgla eko-groszku w ilości 130 tony (w tym: 65 tony luzem, 65 tony workowanego) o wartości opałowej min. 26000kJ/kg (zawartość siarki max. 1,0%; zawartość popiołu max. 10%) w sezonie grzewczym 2021/2022 dla:

Przedmiot zamówienia obejmuje wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia między innymi: koszty transportu, załadunku, rozładunku i ubezpieczenia. Przedmiot zamówienia będzie przewożony transportem Wykonawcy. Wymienione ilości opału zostały ustalone w sposób szacunkowy i mogą ulec zwiększeniu lub zmniejszeniu w zależności od zapotrzebowania. Ewentualne zmiany ilości mogą być uzależnione w szczególności od warunków atmosferycznych panujących w sezonie grzewczym. Określone przez Zamawiającego orientacyjne ilości opału nie mogą stanowić podstawy do jakichkolwiek roszczeń ze strony Wykonawcy w sytuacji zapotrzebowania mniejszego, niż wstępnie oszacowane.  Szczegółowe terminy dostaw określi odbiorca. Dostawa będzie odbywać się partiami w zależności od zapotrzebowania zgłaszanego przez Zamawiającego.

Szacunkowe maksymalne jednorazowe partie dostaw: 

1. Urząd Gminy w Łubnicach: 5 t;
2. Zespół Szkół w Dzietrzkowicach: 5  - 6 t;
3. Hala Sportowa w Dzietrzkowicach: 8 t;
4. Przedszkole w Dzietrzkowicach: 5 – 6 t;
5. Świetlica w Kolonii Dzietrzkowice: 2 t;
6. Klub Sportowy LOK Wójcin: 2-3 t;
7. OSP Ludwinów: 2,5t.

Zamawiane jednorazowe partie dostaw mogą być mniejsze niż wskazane wyżej maksymalne jednorazowe partie dostaw.

Dostarczony opał musi być jednorodny, nie może być mieszaniną różnych typów
i sortymentów oraz nie może zawierać domieszki substancji niepalnych, iłu, mułu, śmieci i pyłów flotacyjnych.

Zamawiający wymaga, aby oferta obejmowała całość przedmiotu zamówienia.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych.

Zgodnie z art. 31a ust 2, pkt. 3 Ustawy o podatku akcyzowym instytucje wskazane w opisie zamówienia podlegają zwolnieniu z podatku akcyzowego na wyroby węglowe.

IV. TERMIN REALIZACJI.

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia 25.10.2021r. do dnia 30.04.2022r.

V. OPIS SPOSOBU  PRZYGOTOWANIA OFERT

1. Oferta musi zostać sporządzona na „Formularzu ofertowym”, zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
2. Oferta musi być sporządzona w języku polskim.
3. Oferta musi zawierać pełną nazwę oferenta, adres, dane kontaktowe (telefon, e-mail), NIP oraz datę sporządzenia.
4. W formularzu oferty należy podać ryczałtową cenę jednostkową netto za 1 tonę opału.
5. Podane ceny jednostkowe brutto należy pomnożyć  przez wskazane przez Zamawiającego szacunkowe ilości opału.
6. Otrzymane wartości brutto należy zsumować. Tak obliczona cena stanowić będzie cenę oferty.
7. Cena oferty będzie ceną orientacyjną a ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona po zakończeniu usług na podstawie podanych w formularzu ofertowym cen jednostkowych brutto oraz rzeczywistej ilości dostarczonego opału objętą daną usługą.
8. Cena oferty musi być przedstawiona w PLN w kwotach brutto.
9. Cena oferty winna być ceną, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 o informowaniu o cenach towarów i usług (t.j.Dz.U.2019.178) zawierać wszystkie koszty i obciążenia związane z należytym wykonaniem zamówienia.
10. Zaoferowana cena powinna zawierać wszystkie koszty, jakie Zamawiający będzie musiał podjąć, a wynikają one z opisu przedmiotu zamówienia, jak również koszty w przedmiotowym opisie nieujęte, a bez których nie można wykonać zamówienia.
11. Formularz ofertowy wraz z załącznikami musi być podpisany przez osoby upoważnione do reprezentacji oferenta. Za osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione wskazane we właściwym rejestrze lub centralnej ewidencji i informacji działalności gospodarczej bądź w stosownym pełnomocnictwie. Jeśli pełnomocnictwo do podpisania oferty nie wynika z dokumentu rejestrowego, do oferty należy załączyć stosowne pełnomocnictwo w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność.
12. Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od warunków postępowania. Organizator postępowania nie odpowiada za koszty poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
13. Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami musi być sporządzona przez Wykonawcę ściśle według postanowień niniejszego zapytania.

VI.  KRYTERIA OCENY OFERT

Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:

Do wyboru oferty przyjmuje się najkorzystniejszy bilans poniższych składników:

Najniższa cena brutto   (C)   100%

  ­­­­­­­­­­­­­­­­­   -----------------------

  SUMA   100%

Każda oferta będzie punktowana w powyższym kryterium poprzez porównanie ceny brutto oferty badanej do ceny brutto najniższej ze wszystkich ważnych ofert, wg poniższego wzoru:

Sposób punktowania rozpatrywanych ofert wg

1. Najniższa cena brutto – 100% - 100 pkt

Ob = (Cn/Cb) x 100 pkt

  gdzie:

  Ob – oferta badana

  Cn – cena brutto najniższej oferty spośród wszystkich ofert podlegających ocenie,

  Cb – cena brutto oferty ocenianej

2. Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. Ostateczna ocena ofert to punkty uzyskane w kryterium CENA.
4. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów.
5. Zamawiający ma prawo zażądać od oferenta potwierdzenia na prawdziwość składanych oświadczeń dodatkowych dokumentów, które muszą być dostarczone do siedziby Zamawiającego w ciągu 3 dnia od wysłania wezwania. W przypadku braku dostarczenia żądanych dokumentów w wyznaczonym terminie zamawiaczy uzna, że oferent nie spełnia kryteriów dostępu.
6. Wybrany Wykonawca zobowiązany jest do podpisania z Zamawiającym umowę w terminie 5 dni kalendarzowych od daty dokonania wyboru oferty.

VII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Wypełniony i podpisany formularz ofertowy wg załączonego wzoru, umieszczony w zamkniętej kopercie wraz z oznaczeniem „OFERTA na dostawę opału dla jednostek Gminy Łubnice w sezonie grzewczym 2021/2022”, należy przesłać lub złożyć w terminie do 22 października 2021r. do godz. 12.00 na adres Zamawiającego:

  Nazwa Zamawiającego - Urząd Gminy w Łubnicach

  Ulica   - ul. gen. Sikorskiego 102

  Kod, miejscowość   - 98 – 432 Łubnice

  Pokój nr - I piętro sekretariat

bądź wysłać drogą elektroniczną na adres przetargi@uglubnice.com.pl, a w tytule wiadomości należy wpisać „OFERTA na dostawę opału dla jednostek Gminy Łubnice w sezonie grzewczym 2021/2022”

W przypadku składania oferty drogą elektroniczną wymagany jest skan wypełnionej i podpisanej oferty /formularz ofertowy/ oraz dodatkowo przesłanie oryginału pocztą tradycyjną.

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. W przypadku nieprawidłowego zaadresowania koperty Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za złe skierowanie przesyłki lub jej przedterminowe otwarcie. Oferta taka nie weźmie udziału w postępowaniu.
4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
6. Zamawiający poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym niepowodujące istotnych zmian w treści oferty – niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
7. Zamawiający zastrzega, że Wykonawcy mogą wnioskować o wyjaśnienia lub uszczegółowienia dotyczące treści Zapytania Ofertowego najpóźniej do 48 godz. przez terminem składania ofert, wysyłając zapytanie na adres mailowy: przetargi@uglubnice.com.pl.

VIII.  TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Wykonawcy pozostają związani ofertą przez okres 30 dni od ostatecznego upływu terminu do składania ofert. Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna się wraz upływem terminu składania ofert.

IX. WARUNKI PŁATNOŚCI

1. Ceny jednostkowe opału podane w formularzu ofertowym będą stałe w okresie obowiązywania umowy.
2. Wartość przedmiotu zamówienia może w trakcie obowiązywania umowy ulec zmianie z powodu zmiany planowanego pierwotnie zakresu rzeczowego. Ilość zamawianego opału zależna będzie od warunków pogodowych itp. Powyższa sytuacja nie będzie podstawą roszczeń ze strony Wykonawcy.
3. Wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia, między innymi: koszty transportu, załadunku, rozładunku i ubezpieczenia.
4. Wykonawca otrzyma zapłatę za każdą partię dostarczonego opału przyjętą przez Zamawiającego w terminie 14 dni od daty złożenia faktury.
5. W przypadku, gdy dostarczony przez Wykonawcę opał nie będzie posiadał wartości kalorycznej i innych parametrów określonych w umowie i ofercie Zamawiający odmówi dokonania zapłaty.

X. DODATKOWE INFORMACJE

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zapytania ofertowego, zamknięcia zapytania bez dokonania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn.
2. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Zamawiającego (oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych im roszczeń).
3. Do  upływu terminu składania ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego zapytania ofertowego.
4. Ogłoszenie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji oferty, w całości lub części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia ofert.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez oferenta, który został wybrany. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji szczegółowych warunków realizacji umowy z najlepszymi oferentami. O miejscu i dokładnym terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta.
6. Zamawiający odrzuca ofertę w szczególności:

• gdy treść złożonej oferty nie odpowiada opisowi przedmiotu zamówienia i warunkom realizacji zamówienia opisanym w niniejszym zaproszeniu,
• oferta zawiera błędy w obliczeniu ceny,
• stwierdzenia braku podpisu osoby/osób upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy na formularzu ofertowym.

7. Zamawiający poprawia w ofercie:

• oczywiste omyłki pisarskie,
• oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.

Załączniki

1. Formularz ofertowy
2. Projekt umowy

Klauzura informacyjna z art. 13 RODO do zastosowania w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego 

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016r. str. 1), dalej „RODO”,  informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Łubnice z siedzibą ul. gen. Sikorskiego 102,  98-432 Łubnice;
2. Jeśli ma Pani/Pan pytania związane przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych  prosimy o kontakt z Inspektorem Danych Osobowych Panem Sławomirem Mazurem pod numerem tel.: 727 931 623;

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywających na Zamawiającym;
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art.18 oraz art. 74 ustawy PZP;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP;
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
8. posiada Pani/Pan:

1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;
3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9. nie przysługuje Pani/Panu:

1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

2. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

Data: 14.10.2021r.

Wójt Gminy Łubnice

Michał Pazek